In Teil 13 unserer Serie zeigen wir Ihnen, welche Bedeutung und Vorteile eine elektronische Ausschreibung hat und wo es noch Hürden in der Umsetzung gibt.Digitalisierung: E-Government

E-Government soll es für Bürger und Unternehmen leichter machen, Amtsgänge zu erledigen. Für Handwerksunternehmen ist besonders die elektronische Vergabe von öffentlichen Aufträgen interessant. Ab Oktober 2017 sind alle Kommunen laut EU-Richtlinie dazu verpflichtet, Vergaben über dem EU-Schwellenwert von 5.225.000 Euro rein elektronisch abzuwickeln. Bereits seit vergangenem Jahr müssen Ausschreibungsunterlagen jedoch elektronisch bereitgestellt und übermittelt werden können. Die komplette Umstellung fordert interessierten Unternehmen einiges ab.

Handwerksbetriebe nutzen das elektronische Vergabeverfahren bisher noch zögerlich, so die Einschätzung von Achim Henning, Sachgebietsleiter Ausschreibung und Vergabe beimHochbauamt Stuttgart. Unter dem EU-Schwellenwert steht es Kommunen auch nach 2018 frei, weiterhin auf Papier zu setzen. Und das tun sie laut der Erfahrung von Peter Mössinger von Holzbau Layh in Oberboihingen auch. "Die Ausschreibungen, auf die wir uns im Laufe des Jahres beworben haben, wurden alle noch analog eingefordert. Uns hat keine Vergabestelle die Möglichkeit der elektronischen Abwicklung angeboten", berichtet der kaufmännische Leiter, der in dem 25-Mann-Betrieb die Digitalisierung bereits in verschiedenen Bereichen vorantreibt.

Was heißt eigentlich "E-Government"?

Unter E-Government (dt.: "E-Regierung") im weiteren Sinn versteht man die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen, kommunalen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien.

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Vorteile des elektronischen Vergabeverfahrens

Zeit- und Wegersparnis seien die eindeutigen Vorteile des elektronischen Vergabeverfahrens. "Die Ausschreibungsunterlagen können jederzeit heruntergeladen und die Angebote online abgegeben werden", erklärt der Experte. "Betriebe müssen nicht extra nach Stuttgart reinfahren und verpassen dann womöglich wegen des Staus die Submission um zehn Minuten."

Bei der Stadt Stuttgart stellt ein Angebotsassistent zudem alle geforderten Formblätter als GAEB-Datei zur Verfügung. Praktisch: Die elektronische Vergabeplattformen prüfen auch auf Unvollständigkeit. Die Ergebnisse der Submission stünden zudem direkt nach der Vergabe bereit.

Unwägbarkeiten bleiben

Komplett ausgereift ist die Umsetzung der EU-Rechtlinie noch nicht. So werde es nach Einschätzung von Henning auch in naher Zukunft keine sogenannte "X-Vergabe", also eine zentrale Ausschreibungsplattform für deutsche Kommunen, geben. Das bedeutet für Betriebe, dass sie sich stets bei mehreren Plattformen registrieren und mit unterschiedlichen Standards operieren müssen. Auch das Thema elektronische Signatur wird in den Kommunen verschieden gehandhabt und sorgt für Mehraufwand.

 "Wenn stadt-, kreis- oder länderübergreifend verschiedene Systeme und Programme verwendet werden, ist das eine riesige Hürde", so die Meinung von Peter Müssinger. "Es gibt sehr wohl Betriebe, die das digitale Verfahren bereits kennen und nutzen. Diese verfügen dann aber meistens schon über eine sehr gute digitale Ausstattung." Generell, so Mössinger, seien vor allem kleinere Handwerksbetriebe noch nicht so weit, die E-Vergabe in relevantem Umfang zu nutzen. "Vor dem Aufwand und den Anschaffungskosten für die Software, schrecken die meisten zurück."

Ob er glaube, dass die E-Vergabe ein zukunftsfähiges Modell sei? "Langfristig mit der zunehmenden Entwicklung in der Digitalisierung – ja. Kurzfristig gesehen bin ich jedoch eher der Ansicht, dass sich bei ausschließlich digitaler Abwicklung großer Ausschreibungen die Teilnahme sogar verringern wird."