News-Abmahnung-1 — martinwimmer - iStock

RechtAbmahnung im Arbeitsverhältnis: Das gilt rechtlich

Wie gehe ich als Arbeitgeber damit um, wenn Arbeitnehmer gegen ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen? Hier finden Sie wichtige Fragen und Antworten zum Thema Abmahnung.

Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick

Wenn Arbeitnehmer gegen ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen, stellt sich im Betrieb die Frage: Wie gehe ich als Arbeitgeber damit um?

Eine Reaktionsmöglichkeit kann eine arbeitsrechtliche Abmahnung sein. Nachfolgend geben wir Ihnen auf Basis der gesetzlichen Regelungen einen Überblick zu diesem Thema und erläutern, welche Punkte für eine wirksame Abmahnung besonders zu beachten sind.

1. Was ist eine Abmahnung und wozu braucht man sie?

Die Abmahnung dient dazu, dem Arbeitnehmer vor Augen zu führen, dass ein konkretes, steuerbares Verhalten nicht gebilligt wird und einen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten darstellt (Rügefunktion). Gleichzeitig wird der Arbeitnehmer aufgefordert, diese Pflichten zukünftig einzuhalten.

Mit der Aufforderung wird die Androhung konkret benannter arbeitsrechtlicher Konsequenzen – wie der Kündigung – für den Wiederholungsfall verbunden.

Für den Arbeitnehmer muss dabei klar sein, dass im Wiederholungsfall auch der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist (Warnfunktion).

2. Was unterscheidet die Abmahnung von der Ermahnung?

Mit einer arbeitsrechtlichen Ermahnung wird ausschließlich ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers gerügt. Anders als die Abmahnung ist sie nicht mit einer Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen verbunden.

3. Was gilt es bei der Abmahnung hinsichtlich der Kündigung zu beachten?

Abmahnung und Kündigung sind voneinander zu trennen. Die Abmahnung ist eine Art „Warnschuss“, die Kündigung hingegen bezweckt die Trennung vom Arbeitnehmer.

Hat der Arbeitgeber für einen konkreten Verstoß eine Abmahnung ausgesprochen, kann er auf diesen Verstoß nicht zusätzlich mit einer Kündigung reagieren. Erst im Wiederholungsfall bei einem gleichartigen Verstoß steht eine Kündigung im Raum.

In bestimmten Fällen kann eine wirksame verhaltensbedingte Kündigung nur dann ausgesprochen werden, wenn davor bereits eine Abmahnung wegen eines Fehlverhaltens ausgesprochen wurde und der Arbeitnehmer erneut einen gleichartigen Verstoß begeht. Irgendein in der Vergangenheit abgemahntes Fehlverhalten reicht also nicht aus.

Kündigungen, bei denen dabei das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift, verlangen grundsätzlich eine vorherige Abmahnung eines gleichartigen Verstoßes – es sei denn, die Abmahnung ist ausnahmsweise entbehrlich. Das kann zum Beispiel bei Störungen im Vertrauensbereich der Fall sein. Entscheidend sind immer die Details des jeweiligen Einzelfalls.

Auch außerhalb des Anwendungsbereichs des Kündigungsschutzgesetzes kann eine Abmahnung vor einer ordentlichen Kündigung erforderlich sein. Im Kleinbetrieb kann dies zum Beispiel notwendig sein, weil zuvor der Vertragsverstoß vom Arbeitgeber geduldet wurde.

Selbst bei einer außerordentlichen Kündigung muss jeweils geprüft werden, ob sie ohne vorherige Abmahnung möglich ist.

Insbesondere aus dem Grundsatz, dass eine Kündigung immer verhältnismäßig sein muss, ergibt sich daher: Für jeden Einzelfall ist zu prüfen, ob eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich ist.

Gern unterstützen Sie unsere Rechtsberater dabei. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende der Seite.

4. Wieviele Abmahnungen sind für eine Kündigung notwendig?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die eine bestimmte Anzahl von Abmahnungen für eine Kündigung eines Arbeitsverhältnisses verlangt. Daher gilt grundsätzlich: Bereits nach einer Abmahnung kann im Wiederholungsfall des Fehlverhaltens eine Kündigung zulässig sein.

5. Wie lange „wirkt“ eine Abmahnung?

Es gibt keine gesetzliche Frist dafür, wie lange eine Abmahnung ihre Wirkung entfaltet. Aber bei lange zurückliegenden Abmahnungen wird die Rüge- und Warnfunktion geschwächt. Daher kann es erforderlich sein, in einem solchen Fall vor einer Kündigung zunächst erneut abzumahnen und erst im Wiederholungsfall zu kündigen.

6. Wann ist eine Abmahnung verhältnismäßig?

Nicht bei jedem Verstoß ist die Abmahnung als Reaktion darauf verhältnismäßig, denn auch eine Abmahnung muss dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entsprechen. Die Verhältnismäßigkeit ist zum Beispiel regelmäßig nicht gegeben, wenn ein langjähriger Mitarbeiter einmalig zwei Minuten verspätet zur Arbeit erscheint.

7. Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Eine wirksame Abmahnung setzt voraus, dass sie durch jemanden erfolgt, der dazu berechtigt ist. Grundsätzlich gilt: Kündigungsberechtigte dürfen auch Abmahnungen aussprechen. Darüber hinaus können auch weitere Personen abmahnberechtigt sein, wenn sie vom Arbeitgeber mit einer entsprechenden Funktion bzw. Berechtigung ausgestattet wurden.

8. Welche Inhalte gehören in eine Abmahnung?

Zum Inhalt einer Abmahnung gehören insbesondere ...

eine Beschreibung des konkreten Fehlverhaltens inklusive Detailangaben wie Ort, Datum und Uhrzeit des Verstoßes,
die Rüge der Verletzung bestimmter arbeitsvertraglicher Pflichten,
die konkrete Aufforderung, sich zukünftig vertragstreu zu verhalten und
die Androhung arbeitsvertraglicher Konsequenzen im Wiederholungsfall. Dabei sind die Konsequenzen konkret zu nennen, in der Regel ist es die Kündigung. In jedem Fall muss für den Arbeitnehmer klar sein, dass im Wiederholungsfall auch der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

9. Macht bei mehreren Verstößen eine Sammelabmahnung Sinn?

Manchmal kommt es vor, dass ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer wegen mehrerer Verstöße abmahnen will. Dann stellt sich die Frage, ob diese in einer Abmahnung zusammengefasst werden können. Dabei ist jedoch zu beachten: Wenn von mehreren Vorwürfen einzelne nicht berechtigt sind oder nicht ausreichend begründet werden, kann die Abmahnung insgesamt unwirksam sein.

10. Ist eine bestimmte Form für eine Abmahnung vorgegeben?

Für die Abmahnung schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber eine schriftliche Abmahnung.

11. Muss ich den Zugang und die Kenntnis der Abmahnung gewährleisten?

Für eine wirksame Abmahnung sind der Zugang der Abmahnung und grundsätzlich auch die Kenntnis des Empfängers von ihrem Inhalt notwendig.

12. Besteht eine Anhörungspflicht?

Mehrheitlich wird die Auffassung vertreten, dass grundsätzlich keine gesetzliche Anhörungspflicht bei einer Abmahnung besteht. Diese Auffassung ist allerdings nicht völlig unbestritten. Unabhängig davon kann sich eine Anhörung aus personalpolitischen Überlegungen oder praktischen Gründen empfehlen.

13. Bis wann kann eine Abmahnung ausgesprochen werden (Erklärungsfrist)?

Das Gesetz gibt dem Arbeitgeber keine feste Frist vor – es empfiehlt sich aber, die Abmahnung zeitnah auszusprechen. Andernfalls könnte das dazu führen, dass die Warnfunktion abgeschwächt wird oder der Arbeitnehmer sich später auf den Rechtsgrundsatz der Verwirkung beruft.

14. Wie verhält es sich mit der Darlegungs- und Beweislast?

Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, im Streitfall die konkrete Pflichtverletzung zu beweisen. Auch für die Erteilung der Abmahnung, ihren Zugang sowie die Kenntnisnahme durch den Arbeitnehmer trifft ihn die Beweislast.

15. Mit welchen Reaktionen des Arbeitnehmers müssen Arbeitgeber rechnen?

Insbesondere mit folgenden Reaktionen des Arbeitnehmers ist außergerichtlich oder ggf. auch auf dem Klageweg zu rechnen, wenn dieser die Abmahnung als unzulässig ansieht:

Forderung, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
Abgabe einer Gegendarstellung für die Personalakte

Wenn der Arbeitnehmer nichts gegen eine Abmahnung unternimmt, bedeutet das aber nicht, dass er die darin enthaltenen Vorwürfe einräumt.

Praktisches Muster für Betriebe

Ein Muster einer Abmahnung können Mitgliedsbetriebe, die sich in unserem Kundenportal registriert haben, auf dieser Seite herunterladen:

Praktische Muster und Merkblätter für Handwerksbetriebe

Wichtige abschließende Hinweise

Bitte prüfen Sie immer, ob sich aus dem konkreten Arbeitsvertrag oder einem zur Anwendung kommenden Tarifvertrag ggf. vom Gesetz abweichende oder das Gesetz ergänzende Punkte ergeben.

Dieser Überblick ersetzt keine Beratung. Vor jedem Ausspruch einer Abmahnung sollten Sie sich immer individuell für den konkreten Einzelfall beraten lassen. Nur so können alle Sachverhaltsdetails berücksichtigt werden, die darüber entscheiden, ob eine wirksame Abmahnung erfolgen kann. Wenden Sie sich dazu – wie auch generell zur Frage, was bei einer Abmahnung zu beachten ist – gern an unsere Rechtsberater.